AI Help Desk: l'IA per la Segreteria e il Personale ATA
LAB-05 · Laboratorio sul campo · 12 ore — 3 incontri da 4 ore
Un laboratorio in presenza per chi tiene in piedi la macchina amministrativa della scuola — DSGA, assistenti e ATA — per usare l'IA su circolari, protocollo, FAQ e comunicazioni in modo rapido, corretto e conforme al GDPR.
Perché questo laboratorio
Il personale ATA è un destinatario esplicitamente previsto dal bando, ma spesso ignorato dall'offerta di mercato. In segreteria l'IA produce un risparmio di tempo immediato e misurabile, con un'attenzione rigorosa alla protezione dei dati: terreno che richiede competenze parte del DNA Dadonet.
A chi è rivolto
DSGA, assistenti amministrativi e personale ATA
Struttura degli incontri
- Incontro 1 (4h) — L'IA come assistente di segreteria (con sicurezza) Mappatura delle attività ripetitive e redazione assistita di una circolare reale, con regole chiare su cosa si può inserire nei prompt. GDPR e Misure Minime ICT in chiave pratica.
- Incontro 2 (4h) — Automazione delle comunicazioni e delle FAQ Set di risposte standard alle domande frequenti delle famiglie e modelli riutilizzabili; sintesi e confronto di documenti normativi.
- Incontro 3 (4h) — Flussi di lavoro e kit operativo d'ufficio Scadenzari e flussi documentali assistiti; creazione del kit di modelli e automazioni; check di conformità e tracciabilità.
Metodologie e attività
| Metodo | Esempio operativo |
|---|---|
| Job shadowing amministrativo | Il formatore ottimizza dal vivo una circolare o comunicazione reale già in lavorazione. |
| Learning by doing su processi reali | Si parte da documenti veri (anonimizzati): a fine incontro l'ufficio ha modelli pronti. |
| Automazione delle FAQ | Libreria di risposte standard alle 20 richieste più frequenti delle famiglie. |
| Caso di studio normativo | Sintesi e confronto di due circolari ministeriali per estrarre scadenze e adempimenti. |
| Check di conformità | Simulazione di un dato sensibile che non deve entrare nel prompt: si allena il riflesso alla protezione dei dati. |
Strumenti utilizzati
- IA generativa testo: Microsoft Copilot o Google Gemini integrati nella suite in uso; in alternativa ChatGPT su account dedicato.
- Suite documentale: Microsoft 365 (Word, Outlook) o Google Workspace (Documenti, Gmail).
- Organizzazione e scadenze: fogli di calcolo e calendari condivisi.
- Sicurezza: anonimizzazione/pseudonimizzazione dei testi; riferimento alle Misure Minime ICT per la PA.
Materiali forniti
- Kit di modelli amministrativi (circolari-tipo, avvisi, risposte standard, FAQ).
- Prompt-template per la segreteria.
- Vademecum di conformità (cosa si può inserire nei prompt, cosa no, come anonimizzare).
- Schema dei flussi documentali assistiti dall'IA.
- Dispensa partecipante e slide.
- Attestato di frequenza valido per la rendicontazione PNRR.
Requisiti tecnici e organizzativi
- Aula o ufficio con postazioni PC e connessione internet.
- 1 dispositivo per partecipante, con la suite d'ufficio in uso dalla scuola.
- Accesso agli account istituzionali (Microsoft 365 o Google Workspace) se disponibili.
Output e risultati attesi
- Kit di automazioni e modelli per la segreteria che riduce i tempi di lavoro.
- Libreria di FAQ e risposte standard per le famiglie.
- Vademecum di conformità; attestato; competenze allineate a CompTIA AI Help Desk Essentials.
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